Simplifier la gestion documentaire : vidéos pédagogiques et infographies
Dans le cadre d’une refonte de son environnement numérique, une entreprise du secteur de la construction souhaitait accompagner l’ensemble de ses collaborateurs dans l’adoption de nouvelles pratiques de gestion documentaire.
L’objectif était de rendre claires et mémorisables de nouvelles règles liées au stockage, à la sécurité et à la conservation de l’information, sur des sujets du quotidien : mails, documents, conversations et agendas.
Pour répondre à cet enjeu, le projet s’est matérialisé par la création de contenus pédagogiques courts et accessibles, diffusés à l’échelle de l’entreprise afin d’accompagner la transformation des usages.
Le projet a donné lieu à la création de contenus pédagogiques courts, pensés pour accompagner concrètement l’évolution des pratiques de gestion documentaire à l’échelle de l’entreprise.
Une première vidéo introduit le contexte et les enjeux de cette transformation, en posant les principes communs liés au stockage, à la sécurité et à la circulation de l’information. Deux autres vidéos approfondissent ensuite des usages clés du quotidien : le poste de travail et le stockage des documents, la messagerie et les nouvelles règles associées, détaillés plus loin dans le processus de conception.
Ces contenus vidéo sont complétés par trois infographies dédiées à Teams, à la messagerie et au poste de travail, conçues comme des supports de rappel simples et immédiatement exploitables.
Contexte et enjeux
Le principal défi du projet consistait à simplifier un contenu dense et technique sans en altérer le sens. Il fallait rendre compréhensibles des règles parfois abstraites, liées à la sécurité, au stockage et à la conservation de l’information, tout en maintenant l’attention des collaborateurs et en assurant une compréhension rapide, quel que soit leur profil ou leur métier.
Les supports devaient ainsi trouver un équilibre entre pédagogie, clarté et efficacité, afin d’accompagner durablement l’adoption de nouvelles pratiques.
Direction artistique / style graphique
Pour répondre à ces enjeux, j’ai développé un style graphique épuré, iconographique et volontairement minimaliste. Les interfaces ont été simplifiées au maximum tout en restant identifiables, et les visuels ont été pensés pour accompagner le texte.
Les couleurs de la charte ont été utilisées de manière structurante : le bleu pour les mails et les agendas, le rose et le violet pour les conversations, le vert pour les documents et les dossiers.
Ce système permettait de créer des repères visuels clairs et cohérents à travers l’ensemble des supports.
Process vidéo
Le projet s’est structuré très tôt autour du storyboard, utilisé comme outil central pour traduire les scripts en séquences visuelles claires et compréhensibles.
Après une première relecture des contenus, un storyboard en fil de fer a permis d’organiser le rythme, les transitions et la hiérarchie des messages. Cette phase a concentré l’essentiel des échanges avec le client afin de simplifier le texte et la compréhension avant toute production.
Une fois cette base validée, la direction artistique a été intégrée dans un storyboard final, puis déclinée en animation et en supports infographiques. Le choix d’un système iconographique simple et modulaire a permis de garantir une cohérence visuelle entre tous les formats et de faciliter la production.
Résultats et adoption
Le projet s’est déroulé sur plusieurs mois, de la phase de cadrage jusqu’à la diffusion des contenus. Les vidéos et infographies ont été largement partagées via les canaux internes de communication.
Les retours ont été positifs, tant sur la clarté des messages que sur l’impact visuel, et le client a demandé très peu de modifications au cours de la production.
Ce projet m’a confirmé l’importance de concevoir un langage visuel pensé comme un système, capable de s’adapter à différents formats tout en conservant lisibilité et cohérence. Simplifier un contenu dense sans le rendre simpliste est un levier essentiel pour favoriser l’adhésion et accompagner durablement les changements d’usage.
Crédits
Client
Entreprise du secteur
de la construction
Agence
Lecko
Storyboard
Valérian Piozin
Direction artistique
Valérian Piozin
Illustration
Valérian Piozin
Loisa Thimon
Animation
Valérian Piozin
Loisa Thimon